Superación del marco actual de las auditorías a proveedores
Para lograr una auditoría rentable hay que plantearse antes qué proveedores deben ser auditados, qué aspectos deben evaluarse, quién debe realizarla y qué debe ocurrir después
Problemática actual
Hoy en día, el número de auditorías a cargo de los clientes y efectuadas por ellos mismos sobre sus proveedores, se ha ido reduciendo paulatinamente debido a la progresiva implantación y adopción por parte de dichos proveedores de sistemas de gestión de la calidad, basados en las normas ISO 9000 y certificados por terceras partes (en cualquier caso siempre entidades acreditadas por ENAC). No obstante lo dicho, las auditorías efectuadas a proveedores que se vienen realizando, carecen del suficiente peso específico y de la efectividad real que sería necesaria para la consecución del aseguramiento de la calidad del producto suministrado.
Entre otros podemos citar algunos de los problemas que son inherentes al proceso:
1. Existe una mínima correlación entre los registros generados a resultas de la implantación de un sistema de gestión de la calidad ISO 9000 y la calidad del producto manufacturado. Esto sucede porque se pierde de vista frecuentemente que los estándares ISO 9000 son sistemas fundamentalmente basados en evitar y solucionar problemas de calidad, y no están diseñados para el aseguramiento de la mejora continua y la innovación.
2. Por lo general, las auditorías al sistema de la calidad realizadas por el cliente a sus proveedores, hacen hincapié, casi de manera exclusiva, en aquellos aspectos del sistema de gestión que están relacionados con la fiabilidad y el funcionamiento del negocio. Las implicaciones de seguridad, del medioambiente, recursos humanos, de los sistemas de información existentes y de la planificación y ejecución estratégica son ignoradas sistemáticamente, cuando la realidad es que pueden considerarse fácilmente como consideraciones a largo plazo que mar-can la viabilidad de la empresa objeto de la auditoría.
3. El personal a cargo de la realización de las auditorías y del ingente número de registros que se genera a resultas de la implantación de un sistema de gestión de la calidad ISO 9000, suele carecer del conocimiento necesario del medio específico interno y externo que le permita evaluar la fiabilidad y el funcionamiento del negocio (tanto propio como de los proveedores sometidos a procesos de auditorías por parte de la empresa cliente).
4. El enfoque actual de las auditorías sobre el proveedor descansa casi en exclusiva sobre el impacto que tiene éste sobre los departamentos de calidad y de compras del cliente, no estimándose y valorándole en cuanto a su relevancia e importancia en orden de criticidad en la cadena global de proveedores (y por tanto, de productos suministrados necesarios para la obtención del producto final manufacturado) se refiere.
5. Se ha confundido el fin con los medios, las auditorías mismas (o sus resultados) se utilizan masivamente como criterios de selección, en vez de intentar procesos de aprendizaje, corrección y mejora de lo auditado.
Por todo ello, es necesario plantearse algunas cuestiones acerca de los procesos de auditorías, capaces de suscitar hipótesis de trabajo que sean válidas para superar el actual marco de trabajo inoperante:
a) ¿Qué proveedores deben ser auditados?
b) ¿Qué aspectos se deben evaluar durante la auditoría?
c) ¿Quién debe realizar la auditoría (personal)?
d) ¿Qué debe de ocurrir después de la auditoría?
Las respuestas idóneas a estas preguntas deberían considerarse como guías o referencias válidas a aplicar de manera general y serían conducentes a obtener un proceso de auditoría verdaderamente rentable y eficiente para la empresa cliente.
Qué proveedores deben ser auditados
Una respuesta adecuada sería: “aquellos proveedores que son considerados más críticos en la cadena global de suministros necesarios para la fabricación del producto, y también de los que no se tiene constancia o seguridad de su adecuada elección como proveedores para el proceso”.
Por lo tanto de aquí se derivan dos cuestiones importantes:
1. ¿El producto suministrado es significativamente diferente de los que el proveedor suministra a otros clientes? Incluso si es así, a lo mejor solamente se necesitaría evaluar el proceso de diseño, en el caso de que existieran evidencias de que el proceso de fabricación es estable. Si la respuesta es un no rotundo, y el proveedor es reconocido como fiable en grado sumo por otros clientes importantes (de relevancia en el sector donde se desarrolla la actividad), ¿para qué queremos auditar?, esto no quiere decir que nunca sea útil realizar dicha auditoría, pero si queremos obtener y aprender acerca del funcionamiento del proveedor podemos recurrir a la obtención de informes o evidencias (contacto con otros clientes del proveedor, recopilación de incidencias en el funcionamiento del producto, etc…)
2. ¿Cuál es el impacto del proveedor en la cadena global de suministros para el producto?, ¿el producto depende total-mente para su fabricación del suministro del proveedor? ¿Podría obtenerse el suministro de manera rápida de otro proveedor? No deberíamos olvidar de que en algunos casos la materia prima adquirida es transformada por el cliente de una manera tan radical que la variación y elección del proveedor tiene un impacto mínimo (acero, aluminio, materia prima plástica, etc.). Asimismo recordemos que, en casos que sea necesario y de manera puntual, puede ser posible para el cliente subcontratar la fabricación de su producto enteramente a otra empresa. Esto último también se debe considerar en sentido contrario para evaluar la alteración que supondría el hecho de no realizarse el suministro por parte del proveedor (costo, plazos, impacto en la relación cliente-cliente final, etc.).
Si consideramos estos criterios previos para la realización de una auditoría a un proveedor, es seguro que cambiará nuestra percepción y nuestro punto de vista de la calidad de dicho proveedor. Esto es la calidad y fiabilidad del proveedor, no de su producto, que es lo que nos interesa.
Por otra parte, es importante señalar que la mayoría de las auditorías de calidad no se efectúan mediante un uso adecuado de recursos, así pues podemos preguntarnos cuantas de las auditorías realizadas por los clientes de nuestra pro-pia empresa han contribuido a aumentar el valor de ésta, y hacer el razonamiento análogo para las auditorías que nosotros realizamos a nuestros proveedores.
Aspectos que se deben evaluar
En una palabra: “funcionamiento”, pero no de sólo del sistema de calidad, sino del sistema de negocio del proveedor en su conjunto o totalidad. La conformidad con los estándares de calidad, seguridad y medioambiente es importantísima, pero no se puede olvidar que las empresas se diferencian entre sí aunque tengan todas los mismos niveles en los mencionados estándares.
¿Qué debemos evaluar del funcionamiento del proveedor?. La respuesta está relacionada con la importancia antes mencionada del proveedor en la cadena global de suministros (tabla 1):
La lista de la tabla 1 podría incluir muchos otros aspectos de los sistemas de gestión, tales como desarrollo y ejecución de operaciones estratégicas, relaciones públicas, métodos de mejora continua, etc.; pero la cuestión estriba en que lo que se va a evaluar depende del papel único que el proveedor desempeña en la cadena global de suministros del cliente.
Si realizáramos un rudimentario análisis mediante el diagrama de Pareto, veríamos que la evaluación de los aspectos es tanto más relevante cuanto más afecta a la fiabilidad y el funcionamiento global de la empresa del proveedor.
Aún más: podemos establecer una regla general al respecto de que la evolución y el funcionamiento global de la empresa del proveedor a lo largo de su historia, es una información que tiene que obrar en poder del cliente potencial, siendo la disponibilidad de dicha información un indicador bastante fiable para plantearse la posibilidad de hacer negocio con él.
Quién debe realizar la auditoría
La respuesta a esta cuestión depende de lo comentado con anterioridad, los auditores deberán comprender los aspectos específicos que se evaluarán, lo que significa que el grupo auditor debería estar formado por personal formado en las distintas áreas existentes en la empresa del cliente y que desarrolle su actividad habitual en las mismas, incluso puede formar parte del mismo el Gerente de dicha empresa, para valorar aquellos aspectos de estrategia que afecten al producto suministrado y sus relaciones con el entorno global de otros proveedores. Todo este equipo debería estar coordinado por un auditor jefe que comprendería la importancia y el impacto de la auditoría a realizar y coordinaría de manera general todos los aspectos y las relaciones existentes entre ellos, incluyendo el “feedback” con el proveedor.
El personal deberá pues ser formado adecuadamente en la metodología de auditoría comentada, a fin de formar un grupo capaz de poder auditar distintos sistemas de gestión que presenten los proveedores.
Qué debe ocurrir después de la auditoría
Como con todas las auditorías, la efectividad no se obtiene a menos que se tomen las adecuadas medidas correctoras. Vamos a considerar los siguientes casos generales para su estudio:
1. Si todos los aspectos evaluados cumplen con los niveles prefijados de manera satisfactoria, registraremos y documentaremos las evidencias de su cumplimiento, y felicitaremos al proveedor, adjuntándole una copia del informe final de la auditoría realizada.
2. Si es necesario efectuar correcciones menores, documentaremos las desviaciones y las acciones requeridas para solucionarlas, y diseñaremos con el proveedor un plan de acción (incluyendo métodos y tiempos de ejecución), proporcionando al proveedor todo nuestro apoyo y facilidades para la consecución de las mejoras a implementar.
3. Si es necesario efectuar correcciones importantes, documentaremos las desviaciones, y mediante reuniones con las personas responsables de las áreas de gestión a las que pertenecen dichas desviaciones, trazaremos planes de acción conjuntos encaminados a redefinir estrategias, alternativas o procesos.
Conclusiones
La idea principal reside en ampliar nuestro punto de vista de cuando y por qué se debe hacer una auditoría a un proveedor. Una vez que esto está asimilado y comprendido, asegurar que el éxito, la rentabilidad y la eficiencia de la auditoría revierta en nuestra cadena global de suministros y finalmente en nuestra empresa.
No hay que olvidar que las auditorías a los sistemas de calidad de los proveedores han contribuido a difundir la importancia del concepto de la Calidad, así como la necesidad de contar con un sistema de gestión que permita mantener esta premisa en cada acción de la empresa. Es hora pues de que ampliemos las fronteras de las auditorías a los proveedores en aras de superar las limitaciones que son fruto de una visión o pensamiento superada por las actuales filosofías de gestión empresarial.
